Assistant de gestion administrative en structure médico-soc (H/F) à 86 - VOUILLE

Offre d'emploi Tous Secteurs (86) Vienne

Mission globale
- Assister la cadre et l'équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités de la structure
- Assurer la gestion des activités polyvalentes de secrétariat
Activités:
- S'assurer de la bonne tenue des dossiers usagers : renseignement du dossier en lien avec les professionnels, mise à jour des documents, numérisation de documents dans le dossier de l'usager, archivage...
- Participer à la gestion des admissions : préparer les documents relatifs à l'admission (courriers, contrat de séjour, Règlement de Fonctionnement, Charte, Livret d'accueil...)
- Réceptionner les demandes d'admission et mettre à jour la liste d'attente en lien avec la MDPH
- Etre en lien avec les services logistiques et techniques (facturation des repas, nuitées..) et services de la DRH
- Etre l'interlocuteur des familles et mandataires judiciaires (orientations, mutuelles, facturation
- Participer à la vie institutionnelle et aux événements festifs


Conditions particulières

# Expérience : 6 mois - souhaitée en milieu médico-social

# Qualités professionnelles :
- Capacité d’adaptation (Capacité à s’adapter à des situations variées et à s’ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes et des valeurs propres à l’entreprise. Exemple : être souple, agile, s’adapter à une situation imprévue)
- Travail en équipe (Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l’entreprise en confiance et en transparence pour réaliser les objectifs fixés. Exemple : aider ses collègues, savoir demander de l’aide)
- Sens de l’organisation (Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité)

# Formations :
- (Exigée) Bac ou équivalent - Secrétariat assistanat médicosocial

# Compétences :
- (Souhaitée) Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- (Souhaitée) Concevoir un tableau de bord
- (Souhaitée) Méthode de classement et d'archivage
- (Souhaitée) Outils bureautiques
- (Souhaitée) Réaliser un suivi administratif du personnel
- (Souhaitée) Réaliser un suivi budgétaire
- (Souhaitée) Saisir des documents numériques
- (Souhaitée) Techniques de numérisation
- (Souhaitée) Transmettre des documents contractuels à des clients
- (Souhaitée) Assurer l'accueil téléphonique et physique
- (Souhaitée) Gestion des commandes et livraisons
- (Souhaitée) Gestion des stocks et dotation consommables
- (Souhaitée) Gestion documentaire-
- (Souhaitée) Gestion du courrier : tri, orientation, rédaction,
- (Souhaitée) organiser des réunions institutionnelles
- (Souhaitée) participer à la réalisation du rapport d'activité
- (Souhaitée) Prise de rendez-vous (agendas direction, ...
- (Souhaitée) Réaliser des tableaux de bord de suivi administrat
- (Souhaitée) Rendre compte de son activité à la cadre


Type de contrat

: CDD
Pour postuler

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