Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) à 75 - PARIS 15

Offre d'emploi Tous Secteurs (75) Paris

Le gestionnaire administratif travaillera sous la responsabilité hiérarchique du responsable service Exploitation. Il travaillera en collaboration directe avec le personnel du département, les prestataires, les différents services de la plateforme support et les laboratoires de recherche.

Ses missions sont les suivantes :

- Organisation du département exploitation
- Planification et suivi des interventions, des travaux de maintenance ; relance des entreprises
- Création des badges d'accès à l'Institut
- Suivi budgétaire
- Gestion des marchés en lien avec le service juridique de l'institut
- Gestion documentaire :
- Suivi des contrôles réglementaires, pilotage des échéances
- Contribuer à la mise ne place d'un système d'information et traçabilité des évènements indésirables et dysfonctionnements
- Gestion du centre de séminaire en lien avec le chargé de missions :


Conditions particulières

# Expérience : 5 ans

# Qualités professionnelles :
- Sens de l’organisation (Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité)
- Rigueur (Capacité à respecter les règles et codes de l’entreprise; à réaliser des tâches en suivant avec précision les procédures et instructions fournies ; à transmettre des informations avec exactitude. Exemple : être ponctuel, respecter les engagements, résister à la distraction)
- Réactivité (Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d’urgence / d’importance. Exemple : faire preuve de dynamisme, vivacité, énergie, comprendre vite)

# Formations :
- (Exigée) Bac+2 ou équivalents - Secrétariat assistanat

# Compétences :
- (Exigée) Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- (Exigée) Concevoir un tableau de bord
- (Exigée) Gestion budgétaire
- (Exigée) Imprimer des documents techniques
- (Exigée) Normes rédactionnelles
- (Exigée) Organiser des réunions et des visites de chantier
- (Exigée) Outils bureautiques
- (Exigée) Réaliser le suivi d'une commande
- (Exigée) Réaliser une visite de chantier
- (Exigée) Réaliser un suivi budgétaire
- (Exigée) Réaliser un suivi d'activité
- (Exigée) Rédiger un compte rendu de réunion
- (Exigée) Renseigner un client
- (Exigée) Saisir des documents numériques
- (Exigée) Techniques de communication
- (Exigée) Transmettre des documents contractuels à des clients
- (Exigée) Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
- (Exigée) Excel
- (Exigée) word
- (Souhaitée) Procédures d'appels d'offres
- (Souhaitée) Réaliser un reporting

# Langues :
- (Exigée) Anglais Bon Exigé

# Salaire :
Annuel de 28000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 12 mois

Type de contrat

: CDI
Pour postuler

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